Positieve beoordeling van de Internationale Maritieme Organisatie (IMO)

Begin dit jaar vond er een vrijwillige IMO-audit plaats van de maritieme diensten in België. Dergelijke audits zijn een belangrijk element om te beoordelen of een lidstaat voldoet aan haar internationale verplichtingen zoals voorzien door IMO.

De auditeurs waren onder de indruk van de hoge professionaliteit en de technische expertise van het MDK-personeel. Dit is zeker opmerkzaam omdat men bij dergelijke audits gemakkelijk een vergelijking kan maken met soortgelijke diensten in het buitenland. Het is een bekend probleem dat het wereldwijd moeilijk is om gemotiveerd personeel te vinden dat beschikt over voldoende nautisch-technische ervaring.

Van 27 januari tot en met 3 februari 2014 heeft er op vraag van het directoraat-generaal Maritiem Vervoer, een vrijwillige IMO-audit plaatsgevonden bij het agentschap MDK.  Bij een dergelijke audit worden zowel de federale als de Vlaamse bevoegdheden onder de loep genomen. Het Vlaams Gewest kreeg een ‘clean bill of health’ zonder enige tekortkoming. Aan de verplichtingen die uit de IMO-instrumenten voortvloeien werd volgens de auditeurs ruimschoots voldaan.

Bij de bespreking van de verschillende diensten van het agentschap MDK, werd onder meer in detail ingegaan op volgende elementen en producten:

  • hydrografie
  • meteorologie
  • organisatie en opleidingen Vessel Traffic Service (VTS)
  • vaarwegmarkering
  • beheer en controle gevaarlijke goederen inzake Hazardous Materials Transport Program (HazMat)
  • werking en organisatie van het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum (MRCC) te Oostende

Uit het verslag van de audit citeren we :

‘De auditeurs waren sterk onder de indruk van de hoge professionaliteit en de technische expertise van het MDK-personeel. De auditeurs zijn derhalve aangenaam verrast temeer omdat het in de maritieme wereld niet eenvoudig is om personeel te vinden dat over de nautisch-technische vaardigheden beschikt. De personeelsleden dienen zich ook regelmatig bij te scholen.

Tot slot blinkt het Vlaams Gewest uit in haar organisatie van de Vessel Traffic Service (VTS) en in het bijzonder hoe zij de scheepvaart coördineert in verkeersscheidingsstelsels, van en naar havens en over het drukbevaren rivier- en scheepvaartverkeer. De auditeurs loven het Vlaams Gewest met hun organisatie zowel op operationeel als op commercieel niveau. De auditeurs benadrukken dat het Vlaams Gewest op dat vlak tot één van de besten ter wereld behoort’.

Afdeling Kust ontvangt Iso-certificaat

ISO-certificaat Afdeling KustDe afdeling Kust is sinds 2 januari 2014 de trotse houder van het ISO certificaat volgens ISO 9001:2008. Zowel het rapport van de interne audits als van de document- en implementatie-audit waren positief. Daarom besliste Bureau Veritas om afdeling Kust voor te dragen voor certificatie.

De afdeling Kust kreeg het certificaat volgens de ISO 9001:2008 norm op 2 januari overhandigd door Bureau Veritas.

De ISO 9001:2008 is een norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie. Volgens de standaard moet het kwaliteitsbeleid op papier staan en moet dit beleid bekend zijn bij alle medewerkers. De organisatie moet zorgen voor het verhogen van de klantentevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de klanten en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op het product of dienst van de organisatie. Daarnaast moet de organisatie de bedrijfsprocessen beheersen en dit kunnen aantonen.

Afdeling Kust bouwde in het najaar van 2011 het kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001:2008 op. Werkgroepen bestaande uit betrokken medewerkers en hun leidinggevenden tekenden de processen uit. Tegelijk werden alle documenten, handboeken en werkinstructies die in de processen door de medewerkers worden gebruikt opgenomen in een systeem van versiebeheer. Oude documenten werden verwijderd, bestaande documenten nagekeken en geactualiseerd.

Begin 2013 werden zes medewerkers opgeleid tot interne auditor. Samen voerden ze negen interne audits uit om af te toetsen of het systeem en de procesbeschrijvingen overeenstemden met de werking van de organisatie. Een externe begeleider lichtte de processen door die nog niet onderworpen werden aan een interne audit.

Eind november 2013 voerde de Lead Auditor van de certificatie-instelling Bureau Veritas de documentaudit uit. Samen met de kwaliteitsmanager keek hij of het opgezette systeem volledig voldeed aan de eisen van ISO 9001:2008. Beheer van documenten en registraties, interne audits en voortdurend verbeteren werden doorgelicht. Begin december 2013 voerde de Lead Auditor bijgestaan door een bijkomende auditor de implementatieaudit uit. Daarbij werd nagegaan of de organisatie bij de uitvoering van de verschillende processen voldeed aan de eisen van de norm en of de uitvoering overeenstemt met de beschrijving.

Het rapport van de certificatie-audit was positief en de certificatie-instelling besloot daarop dat de afdeling Kust voorgedragen kon worden voor certificatie. Het certificaat werd uitgereikt op 2 januari 2014.

Geen eindpunt

Uiteraard is er steeds ruimte voor verbetering. Het behalen van het certificaat is geen eindpunt. Het is een belangrijke stap naar systematisch en efficiënt verbeteren van de organisatie, de processen, de producten en diensten en vooral de klantentevredenheid.

Begin 2014 startte de afdeling Kust met de uitvoering van een implementatietraject van de ISO 14001-norm voor milieumanagementsysteem. De bedoeling is om een volledige milieuscreening te maken van de afdeling, haar gebouwen en procedures en zo afspraken op te zetten voor een bewust management van het milieu.

Start refresher courses in samenwerking met de VDAB.

refresher coursesOp 27 januari 2014 startten binnen VLOOT de refresher courses in het kader van de Manilla Convention.

Deze refresher courses worden ingericht in samenwerking met de VDAB en zullen tijdens de eerstkomende jaren zowat alle bemanningsleden de kans geven alle basistechnieken met betrekking tot, onder andere, de veiligheidsmiddelen aan boord, het praktisch gebruik van reddingsvlotten, overleven op zee en brandbestrijding op te frissen, concreet te oefenen en de laatste vernieuwingen terzake op te pikken.