Jaarboek MDK 2013 - page 9

7
dat interessante, historische stukken
verloren gaan, aanvaardt het agent-
schap archiefschenkingen.
Op die manier kan het agentschap
MDK indien nodig én wenselijk relevant
archief dat direct aansluit bij haar wer-
king opnemen en bewaren voor het na-
geslacht.
Er werd een schenkingsbeleid uitge-
werkt en een type overeenkomst op-
gesteld.
Deze schenkingsovereenkomst legt de
rechten en plichten vast van zowel de
schenker als van de begiftigde.
In 2013 ontving MDK een schenking van
de Loodsen Sportvereniging Oostende.
Zij dragen een deel van hun archief
over aan het agentschap zodat een
goede bewaring en beheer gegaran-
deerd kan worden.
Daarom heeft MDK in de loop van 2013
een beeldarchief opgezet waarin zowel
foto’s als afbeeldingen en filmmateri-
aal die verband houden met de wer-
king van het agentschap bewaard en
beheerd worden.
We zijn er ons van bewust dat ook bui-
ten de eigen afdelingen en diensten ar-
chief bewaard wordt. Om te vermijden
De focus ligt zowel op het historische
archief als op het moderne, dynami-
sche archief.
Documenten, zowel op papier als in
digitale vorm, hebben van bij hun ont-
staan een aanzienlijke waarde voor de
informatiezoeker. Deze dynamische ar-
chiefstukken bevinden zich niet nood-
zakelijk in een archiefruimte maar wel
nog op de werkvloer. Ze worden im-
mers nog frequent aangevuld en ge-
raadpleegd.
Een degelijk archief- en documentbe-
heer ondersteunt de goede werking
van het agentschap en hang samen
met een efficiënt ruimtegebruik en
kennisdeling. Tools hiervoor zijn onder
meer een handboek met richtlijnen
voor efficiënt archiefbeheer, een post-
registratiesysteem en een document
managementsysteem.
Het archiefbeleid en –beheer van het
agentschap beperkt zich niet tot pa-
pieren en digitale documenten. Ook
beeldmateriaal is een bron van infor-
matie waarmee men zorgvuldig dient
om te gaan.
Het agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust
bezit een schat aan informatie. Met haar archiefbeleid
zorgt het agentschap MDK er voor dat alles toegan-
kelijk én raadpleegbaar blijft voor de medewerkers en
de externe informatiezoeker. Een goed archiefbeheer
zorgt er eveneens voor dat de context van de informa-
tie behouden blijft. De archivaris begeleidt het docu-
ment- en archiefbeheer van het agentschap MDK en
coördineert waar nodig de noodarchivering.
Archiefbeheer
1,2,3,4,5,6,7,8 10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,...70
Powered by FlippingBook